Informationen zum Einreichen elektronischer Rechnungen über den zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE)

Sehr geehrte Rechnungssteller,

wir bitten Sie, uns ab sofort nur noch elektronische Rechnungen zu senden und dies über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) zu tun. Seit dem 01.04.2025 sind Rechnungssteller dazu verpflichtet, für alle Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen in RLP elektronische Rechnungen zu verschicken. Dies ist in §1 sowie §3 der E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz (ERechVORP) geregelt und gilt unabhängig vom Auftragswert.

Die Regelungen des Wachstumschancengesetzes für den B2B-Bereich und insbesondere die dort festgelegten Wertgrenzen und Übergangsfristen gelten für öffentliche Aufträge nicht.

Öffentliche Aufträge sind hier definiert.

Nachfolgend sind die wichtigsten Informationen für die Einreichung von E-Rechnungen aufgeführt. Diese und weitere detailliertere Informationen finden Sie unter: www.e-rechnung.service.rlp.de

Nutzung des ZRE
Um den ZRE nutzen zu können, müssen Sie sich – außer beim Versand über Peppol – hier registrieren. Die Registrierung erfolgt mit Hilfe des „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. Genauere Informationen erhalten Sie hier. Fragen Sie gerne aktiv bei Ihrem Systemanbieter nach, ob ein Versand über Peppol bereits möglich ist.

Übertragungskanäle

• E-Mail: Rechnungen per E-Mail müssen IMMER an folgende Mailadresse geschickt werden: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
  Wenn Sie eine Rechnung per Mail einreichen, müssen Sie am ZRE registriert und Ihre Absenderadresse im ZRE-Benutzerkonto hinterlegt sein. Aktuell kann pro ZRE-Benutzerkonto nur eine Mailadresse hinterlegt werden. Die Rückmeldung des ZRE wird an die Mailadresse gesendet, von der die Rechnung eingereicht wird – sowohl bei Ablehnung als auch bei erfolgreicher Zustellung. Daher bitten wir Sie, keine Rechnungen von einer Noreply- oder einer Bounce-Mailadresse einzureichen. Wenn Sie Rechnungen über Dienstleister bzw. Softwareanbieter versenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Absenderadresse kennen.
• Upload: Wer eine Rechnung im ZRE selbst hochladen möchte, muss beim ZRE registriert und eingeloggt sein. Nach erfolgreichem Login wird die Möglichkeit zum Upload angeboten. Fehlermeldung und Bestätigung erfolgen hier direkt im Browser.
• Webformular: Wer am ZRE registriert und eingeloggt ist, hat zudem die Möglichkeit, eine Rechnung im Webformular zu erstellen. Dieses Angebot ist mit manuellem Aufwand verbunden und eher auf unkomplizierte Rechnungen ausgelegt. Eine Archivierung im Portal erfolgt nicht, daher müssen Sie die Rechnung über den Download-Button herunterladen, bevor Sie sie versenden.
• Peppol: Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der für Rechnungsteller keine Registrierung erforderlich macht. Als Rechnungssteller erhalten Sie eine Rückmeldung von Peppol, wenn die Rechnung von Peppol verarbeitet werden kann. Eine automatisierte Rückmeldung vom ZRE erhalten Sie aktuell nicht. Sollte der ZRE die Rechnung allerdings ablehnen, so nimmt der Support des ZRE Kontakt über die Mailadresse auf, die Sie in „BT-43“ der Rechnung hinterlegt haben. Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen. Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol.

Rechnungsformate & Rechnungsbegründende Unterlagen
Sie können Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung entsprechen. Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards. Auch ZUGFeRD-Rechnungen im Profil XRechnung sowie im Profil EN 16931 können eingereicht werden, andere ZUGFeRD-Profile werden nicht akzeptiert. Eine solche ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF mit eingebetteter XML-Datei. Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE das PDF verwirft und aus der XML-Datei, die die relevante Originalrechnung beinhaltet, wieder eine eigene Visualisierung anfertigt.

Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anlagen müssen unterschiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inkl. aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten. Genauere Infos und Angaben dazu, was Sie noch bei der Einreichung beachten sollten, finden Sie hier.

Inhalt der E-Rechnung
Neben den bekannten Pflichtangaben einer Rechnung ist die Angabe der Leitweg-ID, die Sie am Anfang dieses Dokuments finden, essentiell. Ohne die Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Für die interne Verteilung bitten wir Sie außerdem, die Organisationseinheit (Abteilung/Referat) und bei Bedarf die Ansprechperson, mit der Sie von unserer Seite in Kontakt standen, in der Rechnung anzugeben. Sofern Sie die Rechnung per E-Mail an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de senden, bitten wir Sie zudem, die Organisationseinheit bzw. Ansprechperson zusätzlich auch in den E-Mail-Text aufzunehmen.

Kontakt und Support
Bitte wenden Sie sich bei Fragen zur Registrierung oder zur Einreichung von Rechnungen unmittelbar an die hier genannten Supportstellen.